Kosten besparen op facilitaire producten en diensten en op kantoor

Het rentmeesterschap van uw afdeling

Kostenbesparing is in turbulente economische tijden een actueel thema in het managementteam. Ook voor de afdeling die u aanstuurt zal dit thema actueel zijn. Hoe kunt u ervoor zorgen dat op uw afdeling goed rentmeesterschap wordt nageleefd? Welke factoren spelen een rol en waar ligt uw invloed? En hoe kunt u eenvoudig een besparingsproject opzetten?

Professionalisering van uw facilitaire inkoop

Bij professionalisering van inkoop gaat de aandacht vaak uit naar de primaire inkoopfunctie, terwijl voor de dienstverlenende sector juist de facilitaire inkoop van belang is. Professionalisering van uw facilitaire inkoop kan resulteren in significante kostenbesparingen.

Kosten besparen op cateringkosten

Over smaak valt te twisten en de liefde gaat nog wel eens door de maag. Mocht u de kosten van uw bedrijfsrestaurant onder de loep willen nemen dan is het verstandig om rekening te houden met zachte argumenten. Over de leverancier van de kantoorartikelen of het drukwerk zal uw OR of personeelsvertegenwoordiging geen mening hebben. Over de keuze van de cateraar wel. Dit is echter geen reden om kritische evaluatie van de kosten achterwege te laten.

Bespaar 20 tot 40% op uw facilitaire kosten

Hoe zeker bent u ervan dat u met uw facilitaire kosten op het juiste niveau zit? Door het ondergeschikte karakter krijgt de inkoop van facilitaire zaken zoals kantoorartikelen, telefonie en uitzendkrachten vaak onvoldoende aandacht. Dit gebrek aan aandacht resulteert niet zelden in een flink besparingspotentieel.

Waar kan ik nog kosten op besparen?

Kostenbesparing is in deze turbulente economische tijden een actueel thema in het management team. Een van de meest effectieve manieren om als facilitair bedrijf aan de realisatie van kostenbesparingen een bijdrage te leveren is verbetering van de facilitaire inkoop. Door de diversiteit van de uitgaven, van uitzendkrachten tot energie en van drukwerk tot schoonmaak, is echter niet altijd duidelijk waar het besparingspotentieel ligt.

Nederlandse bedrijven zouden door een besparing van 10% op hun inkoopkosten de brutowinst met wel 20% kunnen verbeteren. Bedrijven zijn zich wel degelijk bewust van potentiële verbeteringen op inkoopgebied, maar blijken niet goed in staat deze uit te voeren.

Besparing van 30% op software-licenties vaak mogelijk

Software is ontastbaar en vaak duur. In de contracten met softwareleveranciers gaat veel geld om, de verhouding tussen prijs en prestatie is echter niet altijd even duidelijk. OTR heeft onderzocht op welke wijze bedrijven het beste kunnen besparen op softwarelicenties. Hieruit blijkt bijvoorbeeld dat bij veel bedrijven zo’n 30% van het softwarebudget aan onnodige licenties wordt uitgegeven.

Facility Management is relatief laat op de automatiseringsagenda terecht gekomen. De laatste jaren is echter veel gebeurd op het gebied van Facility Management Software (FM software). Middels FM software kunnen de facilitaire processen worden ondersteund en wordt management informatie gegenereerd.

Wat is ICT?

Ter ondersteuning van het tactische inkoopproces kunnen professionele inkopers gebruik maken van ondersteunende software. In de jaren negentig stond de ondersteuning van het tactische en operationele verkoopproces middels CRM software bijzonder in de belangstelling. Doelstelling hiervan was het efficiënter inrichten van het verkoopproces en het benutten van zoveel mogelijk commerciële kansen. Gelijksoortige doelstellingen hebben de afgelopen jaren geleid tot de ontwikkeling van ondersteunende software voor de tactische inkoper.

Centen knijpen

In één klap de omzet met 30 procent omhoog? Dat kan door slechts 5 procent op uw inkoopkosten te besparen. Het is nóg mooier. Ieder bedrijf kan namelijk probleemloos 10 procent op zijn inkoopkosten besparen, zonder dat het hele bedrijf op zijn kop komt te staan.

Een algemene marketingdoelstelling is het aan de man brengen van producten en diensten met winstmaximalisatie als uitgangspunt. Vaak heeft het uitgangspunt winstmaximalisatie echter als resultaat dat voor u als afnemer niet de meest aantrekkelijke prijsstrategie wordt gehanteerd door de leverancier. Indien u de prijsstrategie herkent en de kostprijs van de levering voor u zelf in kaart heeft, kunt u dit gebruiken ten gunste van uw onderhandelingspositie.

Electronische veilingen voor tactische inkoop

Maar weinig organisaties gebruiken het hulpmiddel e-auction consequent in hun inkoopproces. Terwijl het gemiddelde resultaat van een e-auction onweerlegbaar het bewijs is dat deze nieuwe methode direct kostenbesparend werkt en het rendement van de onderneming verhoogt.

Betaalt u teveel aan verzekeringen?

Wie kan renterekenen kan de wereld verzekeren. Helaas wordt de complexiteit van de verzekeringswereld nogal eens onderschat. Bij het vergelijken van offertes wordt vaak niet verder gekeken dan het maandelijks terugkerend premiebedrag. Jammer, want dit kan veel geld kosten. Inzicht in en kennis van de opbouw van het premiebedrag is van groot belang voor een optimale onderhandeling. Heeft u dat inzicht? Weet u waarvoor u betaalt?

Krijgt u wel voldoende aandacht van uw leveranciers?

Vraagt u zich wel eens af waarom u zo weinig aandacht krijgt van uw leveranciers? En dat terwijl u zo’n goede klant bent! U neemt namelijk een behoorlijk volume af en heeft ook nog eens weinig klachten. Bepaal hier of u voldoende aandacht krijgt.

Besparen op lease-auto’s

De lease-auto is al jaren een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Een arbeidsvoorwaarde met een economische maar tevens emotionele waarde. Door zowel de economische als emotionele aspecten van de lease-auto is een goede autoregeling van groot belang. Slechte afspraken kunnen namelijk veel geld kosten.

Hoe afhankelijk bent u?

Vraagt u zich wel eens af hoe afhankelijk u van uw leveranciers bent? Hoe reageert u op plotselinge prijsindexeringen, geruisloze contractmutaties en leuke uitjes voor de operationele inkoper? Hoewel een goede relatie met uw leverancier belangrijk is voor de dagelijkse gang van zaken is de relatie maar zelden vanzelfsprekend.

Pas op! Verkopers.

Heeft u ook zo’n prettige relatie met uw leverancier? Verkopers zijn immers vriendelijk, geven kado’s en komen graag bij u langs om de relatie te versterken. Verkopers benadrukken naast harde argumenten graag de zachte argumenten omtrent een aankoopbeslissing en de relatie. Het is echter de taak van de inkoper om primair beslissingen te nemen op basis van de feiten. Doen zij dit niet dan kan dat behoorlijk wat geld kosten.

Kosten besparen op energie

Vanaf 1 januari 2002 is de energiemarkt voor een grote groep bedrijven geliberaliseerd. Wat betekent dit voor u in 2020? Als u graag zonnepanelen wil, maar u kunt ze niet in een keer financieren, kunt u ook kiezen voor een groene lening. Er zijn diverse aanbieders die deze leningen aanbieden en daarbij kunt u tegen een gunstige rente, geld lenen om energiezuinige maatregelen aan de woning te kunnen financieren. U zou hierdoor dus toch meteen voor de zonnepanelen kunnen kiezen. Het gaat er dan om dat u gaat bekijken hoeveel u moet lenen, wat de rente bedraagt, wat de totale kosten zijn en wanneer u alles terug hebt verdiend.